商談の入り口であるアポイント。アポイントの取り方は色々ありますが、今回はメールでのアポイントの取り方について注目していきたいと思います。
この記事はこんな人におすすめ
- メールで確実にアポイントを取っていきたい
- アポメールのクオリティを上げたい
- 効果的なアポメールの書き方を覚えたい
この記事では、メールによるアポをたくさん取るための書き方のコツを説明していきます。
アポってなに？
アポについては、こちらの記事でも説明していますのでまずはご一読ください。
アポは商談の入り口となる営業にとっては非常に大事なフェーズです。アポの成否によって最終的には契約件数に大きな差が出てきますので、アポの精度を上げていくことは営業の最大の関心事と言えます。
アポを取る手段
アポを取る手段の代表的なものとして、電話やメールがあります。
電話でアポ
自宅や会社の電話や個人の携帯電話あてに、営業の電話が掛かってきたことがある人も多いと思います。営業であればアポのために電話を掛けたことがある人も多いでしょう。
このように電話でのアポについては、最もオーソドックスな手段です。
電話によるアポは、その場で相互に会話ができ、即座に相手としっかりと意思疎通することが出来るため、白か黒かがハッキリしやすいです。よって効率的な方法だと言えるでしょう。
電話は同時に何人もの相手（お客様）の掛けることは不可能ですので、時間を要してしまうことは懸念材料です。
また、電話は相手（適切な担当者）が受話器を取ってくれて初めて意味を成しますが、なかなか捕まらなかったり、相手の時間を邪魔してしまうといった制約が発生してしまうケースも容易に想像されます。
メリット・デメリットそれぞれあるので、状況に応じて使い分けをするのが良いと考えます。
メールでアポ
次はメールでのアポです。
メールは今や誰もが使うツールで、アポに際してメールを駆使することも珍しいことではありません。私のメールボックスにも一日に何件も営業メールが届きます。皆さんも同じでしょう。
メールの難しさは、必ずしも受け取り手が読んでいるとは限らないということです。故意か故意で無いかは問わず、メールの中身を読んでくれないと意味がないというのは、電話と同じです。
一方で、電話のように相手の都合やタイミングを伺う必要なく、こちらの都合で送ることが出来るのが最大のメリットです。
しかしながら、何も考えずに送るだけではアポは中々取れないんですよね。
場面に応じて電話なのかメールなのかを使い分けるとして、この記事ではメールでのアポ獲得の確率を上げるためのコツを説明していきます。
基本的なメールの書き方についてはこちらを参考にしてください。
メールの書き方のポイント 結論⇒特別扱い
具体的な例は後述します。
まずは、アポを取る際のメールの書き方で一番重要視すべきことを共有したいと思います。
それは「特別扱い」をすることです。
特別扱いとはなにか。
それはテンプレート等は使わずに、アポを取りたいお客様向けに特別にメールを送ることが大事です。
実際に、アポを取りたいお客様の数は、扱う商材や業種、業態によって変わってきますが、量産型メールではなく、そのお客様固有の状況を踏まえたメールを送ることが、アポ獲得率アップにつながります。
お客様は誰に対しても提供される最低限のサービスレベルを求めるのは当然ですが、自分だけ特別であることをより好む傾向があります。
しかしながら実際のところ、1,000人送り先がいれば、1,000通りのメールを送るのは負荷が掛かりすぎて現実的ではありません。そのような場合であれば、お客様ごとに分類をして、送る内容もそれに合わせてアレンジをするなどして効率化を図るのが良いでしょう。大事なのは自分に関係ないメールだと思わせないことです。
次からは具体的な方法を説明していきます。
要点を簡潔に伝えたければ短文メールがおすすめ
一昔前は、長文メールは相手のメールサーバをひっ迫するから迷惑だ、なんて話が出ることもありましたが、今は膨大なサイズの添付ファイルでもつけない限り長文メールを送るくらいは問題にはならないでしょう。
ですが、ここでの一番の目的は、「アポを取ること」です。
アポを取るという目的を果たすために一番良いメールを書きましょう。
特別に意味がある場合を除いて長文を読ませることは相手の時間を奪うことになりますし、ただでさえスルーされがちなメールですから、相手が一言一句漏らさず読んでくれる可能性は低いという前提に立ちましょう。
そのためにもポイントとなるのは下記のとおりです。
- 簡潔に意図が伝わる
- 会ってみたいと思わせる
- 返信しやすい
短文メールを送る相手に関しては、面識が無い、もしくはほとんど面識が無いというようなお客様に対して、まずはお互いの感触を知るといったことに重きを置いて送るようにしましょう。
【例文】アポメール送付の例文
前述のとおり、短文メールは忙しい相手に対して、意図（こちらの言いたいこと）が簡潔に伝わることが大事です。
株式会社〇〇物産 ご担当者様
突然のご連絡にて失礼いたします。
△△サービス株式会社にて営業担当をしております山田と申します。
この度ご連絡させていただいた目的は、ご面談の機会をいただきたいというものです。
先日、貴社のイベントにて発表されていた新事業◆◆プロジェクトにつきまして興味を持ちご連絡させていただきました。
弊社とお取引のある同業他社様での導入事例を活用し、貴社新事業においてもお役に立てると考えており、差し支えなければ情報交換のお時間を戴けませんでしょうか。
導入事例や効果の詳細につきましては、ご面談の折にご紹介させていただきます。
不躾に恐縮ですが、取り急ぎ当方の候補日を挙げさせていただきますので、まずはご都合をお聞かせください。
候補日時：
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
上記より３０分から１時間程度ご指定いただければ幸いです。
ご多用の折に大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
△△サービス株式会社 山田
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
赤文字部分が、簡潔に意図を伝え、会いたいと思わせ、そして返信しやすくしている点です。そして他社でも共通することではなく、貴社事業に特化した興味を
日程については、先方に指定させるよりも、まずはこちらから候補日を列挙して、そのうえで先方に選んでもらうほうが圧倒的に話の進みが早いです。
情報を盛り込みたい場合は長文メールがおすすめ
たくさんの情報をメールで伝えたい、という状況であれば、長文メールが良いでしょう。
基本は短文メールで簡潔に伝えることとして、目的に合わせて長文メールの使い方も駆使していきましょう。
とは言え、読んでもらえないことには意味がありませんので、伝えたいことが伝わることに着目してメールを書く必要があります。
また状況によっては電話でのフォローも有効です。
長文メール作成時の注意点は以下のとおりです。
ベースは上記の短文メールとし、下記の観点を肉付けするイメージで作成してください。
- やはり簡潔に書く
情報量が多いのと、回りくどいのは別ものです。 - 着目してほしい部分（文やキーワード）は目につきやすく
こちらもしつこくならない程度に太字や色付けが効果あり - すべてをメール本文に書かずにリンク先の情報に誘導
外部サイトのURLを張り付けて目を通してもらうのも効果的です。
まとめ
この記事では、メールでアポを取ることに着目してきました。
メールの目的がアポを取ることであれば、自分がメールを受信した側の立場になって考えてみると、この営業には会ってみたいなと思わせるキラリと光るものが何なのかが、より理解が深まると思います。
テンプレートを多用して機械的なメールを送信するのではなく、相手の表情を思い浮かべながら心を掴むアポメールを書いてみてください。
