営業部長として管理職に就いてからは、グンっと営業アシスタントの方々とコミュニケーションを取る機会が増えました。
一人の営業担当として仕事をしていた時には気付かなかったたくさんのことを陰で支えてくれている営業アシスタントについて説明していきます。
この記事はこんな人におすすめ
- 営業アシスタントってどんな仕事？
- 営業アシスタントを目指してるけど将来性は？
- 優秀な営業アシスタントになりたいけどポイントは？
この記事では、営業にとって最大の味方である営業アシスタント職にフォーカスし、これから営業アシスタントを目指す人にとってためになる情報を提供していきたいと思います。
営業アシスタントってどんな仕事？
営業アシスタントという呼び名についてですが、会社によっては「営業事務」と呼んだり「営業サポート」と呼んだり、本来の意味とは少し違う気もしますが「セクレタリー」と呼ぶ会社もあったりします。
営業の仕事は広範に及びますので、営業と一緒になって営業活動を支援するということが営業アシスタント職のミッションと言えるでしょう。
営業目線で言えば、出来れば手間のかかる事務作業やルーティンワークはその専門家に任せて、営業は外で売り歩く活動に専念したいと思っていますから、営業アシスタントはその専門家として、営業の代わりに担える事務作業や、ルーティンワークを中心とした業務を行う、といった役割分担になると思います。
では具体的に、営業アシスタントにはどんな業務があるでしょうか。
会社は取り扱う商材によって異なりますが、まずは基本的な仕事内容としてご理解ください。
代表的な業務内容はこんな感じでしょうか。
| メール・電話対応 | お客様応対 | 受発注処理 |
| 売上処理 | メール作成 | 書類発送手配 |
| 書類整理 | 備品管理 | オーダー登録 |
| 名刺管理 | データ集計 | 出張手配 |
| 経費精算 | アポイント取得 | 申込対応 |
| 議事録作成 | 資料印刷 | 顧客情報管理 |
| スケジュール管理 | 情報収集 | リスト作成 |
本来であれば営業自身がしても差し支えない業務と言えると思いますが、営業にとっては誰か代わりに担っていただける人がいると、とっても助かる業務でもあると言えるでしょう。
営業アシスタントの良いところ、悪いところ
私の部下にも、数名のアシスタントが居ますから、過去を含めて、採用であったり、全員と定期的に面談をしてきました。その中で、営業アシスタントの良いところ、悪いところを見たり、聞いたりしてきました。
ここでは、そんな生の声も踏まえて説明していきたいと思います。
営業アシスタントの良いところ
スキルアップができる
そもそも営業活動は会社の生命線ですから、その業務の一端を担うということはとても責任の重いことであり、同時に会社の経営とも言えるコアな大事な業務に携わることになります。
そうなれば会社は営業アシスタントにも一定以上のスキルを求めざるを得ません。
私も部下の営業アシスタントには、業務中の空き時間を使ってスキルアップや資格取得のための勉強をするよう推奨しています。
営業アシスタントをしていれば、必要に迫られてスキルアップすることはほぼ間違いないでしょう。
家でコツコツと自主勉強するのが苦手な人にとっては背中を押してもらえることは良いことかもしれません。
一つの繰り返し行う作業だけでなく、同時に複数の業務をこなすなどのマルチタスクの能力も養えると思います。
他部署の業務への理解が深まる
営業部は営業部内だけで完結する業務は少ないです。
前述のとおり、営業組織は会社の中枢と言っても過言ではない組織ですから、社内の複数部署との連携が必要不可欠です。
業務の流れ（業務フロー）でいえば、営業組織がすべての業務のスタートと言えますね。
業務を効率的に進めるためには、他者や他部門がどういった業務を行っているかの理解をすることが、その近道ですから、他部署の業務への理解を深めざるを得ません。
そうなると必然的にコミュニケーションスキルも身についていくはずですよね。
経験値が上がれば転職も有利
ここまで説明した二つの点についてある程度の経験値が積み上げられていれば、転職時にも非常に有利になるでしょう。
派遣会社を経由して就業をしている人にとっても、次の職場探しで自分の売りとして訴求できますよね。
営業と言っても扱う商品や事務の流れなど多少の違いはあります。
しかしながら、営業アシスタントとして営業組織にとって必要な軸となる作業や、必要な業務内容に大きな違いはありません。
業種が変わっても、基本的なことは変わらないので問題ないと言えるでしょう。
俗にいう「潰しがきく」職種ですから、会社や業種が変わっても活躍の可能性は高まります。
出産や育児を経ても問題なし
前項と同様に、ブランクがあっても一度覚えた業務内容は大きく変わることなく行えますから、大きなライフイベントを経てからも十分活躍できるでしょう。
また、育児期間においては、時短やテレワークでも十分対応できる職種なので、時間的な制約がある場合でも限られた時間で業務ができる、割と融通の利く職種でもあると言えます。
大事なライフイベントまでに、十分な経験値を積み上げておくことで、復帰後の待遇も良くなりますので計画的にスキルアップしておくことが良いですね。
ハンディキャップがあっても問題なし
障がいなどを持つ人にとっても十分活躍の機会があるでしょう。
私の部下にも、障がいがあり一定期間の試用期間を経て、正社員登用に至った人がいます。
今でもバリバリ精力的に活躍して、当社内で昇格もしています。
出来ること出来ないことがあるのは誰にとっても同じこと。
自分の得意な領域で活躍が認められれば、好条件で働くことができるのも営業アシスタントの良いところだと思います。
自分次第で社員登用もあり
営業アシスタントの方の多くは派遣会社からの派遣ということが多いと思います。
もちろん正社員になれば様々な制約ができてしまうのも事実なので、割と自由の利く派遣社員として活躍したいと思う人も多いでしょう。
一方でこのご時世、思い通りに正社員として採用してもらえないという人も多いでしょう。
その場合、まずは派遣会社経由で営業アシスタントとして働いてみて、双方の条件が合えば将来的に正社員登用ということは大いにあります。
派遣会社との契約上の取り決めは必ずありますが、正規のやり方を経れば問題ありません。
採用する側、管理職側の意見としては、派遣さんの場合、契約で業務範囲が縛られているため、能力があるので任せたいなと思ったことも気軽にはお願いできない、なんてケースもあります。
ですから、正社員になってくれたほうがありがたかったりします。
職種転向もあり
私の部下の営業アシスタントで、営業に職種を転向した人がいます。
新たに営業を採用しようとしていたのですが、どうせなら自社のことや、自社の営業内容について知っている人のほう良いですよね。
新規で営業を採用するとなると、入社後にアンマッチが発覚するケースもありますし、そうなるとお互いにとって不幸です。
そうならないためにも、その時の営業アシスタントをしてくれていたメンバーに、私の方から「営業やってみませんか」と打診したのがきっかけでした。
生粋の営業職という経験はなかったのですが、どういった流れで営業活動をすれば良いのかは、それまでの営業アシスタントとしての日常の中で理解をしていたおかげで、ほかの営業メンバーと遜色なく営業として活躍しています。
もちろんですが、責任も増えた分給与も大きく上がり、本人も良かったと言っています。
このように営業アシスタントには、他の職種に転向するチャンスもあると言えるでしょう。
いずれも自分次第ということになりますね。
未経験でもできる
どの職種においても最初からプロフェッショナルということはありえません。
最初はだれもが初心者からスタートするわけですが、営業事務という職種においても、まったくの未経験者であっても始められます。
実際、職種に「営業」と付くと躊躇してしまう人は多いですが、一般事務よりも将来性が高かったり、派遣や転職市場でも経験者が少なく、高い評価が得られるかもしれません。
実感としては、私自身が営業アシスタントを募集開始した際に、派遣会社から紹介を受ける一覧を見ても、一般事務の経験者はある程度の人数がいるのですが、営業事務となると数が限られてしまいます。
募集する側からしてみれば競争率が高いので採用に苦労するのですが、応募する側は選択肢がたくさん得られている（自分の行きたい会社に行きやすい）ということです。
営業事務の良いところや将来性は前述のとおりですから、ぜひ未経験だとしてもやってみることをお勧めします。
営業アシスタントの悪いところ
良いところばかり言われると逆に不安になってしまうと思いますので、現場で起こっている悪いところも理解しておきましょう。
忙しさに山谷がある
営業部全体に言えることですが、どうしても月末や期末に忙しさが集中してしまいます。
多くの営業アシスタントの人は、この忙しさ均してもらえないかなぁと思うかも知れませんが、やはりお客様あっての仕事ですからわがままばかりを言えないのは難しいところです。
受注処理や売上処理などは、どうしても月内、年度内に処理を間に合わせないといけないというケースが大半ですから、最後の砦として営業アシスタントに負荷が集中してしまうことが多いかもしれません。それに伴って残業が発生したりすることもあるでしょう。
一方で無事に締め日の処理が完了したときの達成感は格別でしょう。（当部の営業アシスタントを見る限りそう感じます。いつもありがとうございます。）
営業が仕事を振ってくる
本来は私の仕事じゃないのに営業が仕事を投げてくる、というケースがあるようです。
管理職の立場としては、うまく業務が回るようにと思って業務フローを設計するわけですが、営業も自分の業務が忙しい場合は誰かに助けてもらうべく営業アシスタントに想定外の仕事を振るのでしょう。
このように必ずしもすべての仕事が計画的に進められるわけではないというのは人によってはデメリットかもしれません。
この場合は、上司にすぐ相談しましょう。
全体最適で、業務の流れを再度整理するほうが良いのか、本来やるべき人がやるほうが良いのか、上司が判断すべき事案ですね。
一方で、なんでも柔軟にこなしてくれる営業アシスタントほどありがたいものはありません。
私にもかつてお世話になっていた優秀な営業アシスタントさんがいて、その人には毎月締め日にケーキをお土産に買ってオフィスに持って帰ってました。
営業ごとにやり方が違う
営業が複数名いる場合、一人ひとり個性が違ったり、やり方が違ったりします。
営業部内でのルールはあるものの、そのルールとは別にそれぞれがコミュニケーションをする中で、タイプの違いに苦労することがあるようです。
もちろん年代も近くて話のしやすい営業とであれば問題なくコミュニケーションが取れるでしょう。
ですが、例えば年配で、少し頑固な営業を想像すると、若干腰が引けちゃいますよね。
でも大丈夫。多くの営業はどうすることが自分にとってメリットになるかを常に考えています。
つまり営業アシスタントと上手くやり取りして効率性を高めたほうが良いと考えているはずです。（営業は合理的な人が多いです）
それを踏まえて、表面的に扱いづらい営業でも、うまく懐に入り込んでやりやすい関係性を構築してください。
それでも難しい場合は、自己完結しようとせず、上司に相談しましょう。
営業アシスタントにはこんな人が向いてる
どの職種にも言えることかも知れませんが、採用する側としてはこんな人と一緒に仕事ができたらうれしいと思っています。
献身的な人
契約上の業務範囲はあるものの、自分の仕事は「ここからここまで！」と自分から決めてしまうのではなく、何か自分にできることは無いかなと常にアンテナ高くしてくれている人がいると、非常に組織運営面で助かります。
いわゆる仕事ができる人とはこういう精神が備わった人のことだと、常日頃から思っています。
粘り強い人
前述のとおり、月末や期末には忙しさが集中することがあります。
ですが会社としてはその処理が完了しなければ無事に締めることができません。
そのためには営業アシスタントは、細かい作業も一つ一つ粘り強く完了させていかなければなりません。
繰り返しになりますが、最後の砦として守ってくれるような人がいると心強いです。
笑顔の良い人
これは生まれつきの美人かどうかという話ではありませんよ！
例えば営業部は、業績が落ち込むと悪い雰囲気になることもあります。
そんな時にも明るい雰囲気で接して、時に営業たちを鼓舞してくれるような存在であると女神さまのように見えてきます。
笑顔はそんな明るさの象徴として書かせてもらいました。
まとめ
このように、営業アシスタントは営業と二人三脚で会社を支える重要な役割を担っていて、営業にとっては最大の味方です。
これから営業アシスタントを目指している人も、営業アシスタントをきっかけにステップアップを目指している人も、十分やりがいや将来性を感じられる職種であることを理解いただけたと思います。
営業の立場としては、日々の活躍への感謝を申し上げるとともに、これからも支援してもらえるようお願いしたいと思います！
