「コピペOKな例文あり」アフターフォローのお礼メールを送ってお客様との信頼関係を構築する方法【3つのポイント】

お礼メールの送り方 営業のコツ

メールはあらゆる仕事をするうえで、必須のツールとなりました。今はメールが無いと全く仕事になりません。営業としてもメールは、雑用やら社内業務連絡から始まり、お客様に対するセールスツールとしても使われ、用途は多様です。

その中でも、メールをさらに効果的なセールスツールとして有効活用するための方法を紹介します。

この記事はこんな人におすすめ

T営業部長
T営業部長
  • メールを最大限有効活用したい
  • お客様との関係性をより深いものにしたい
  • 長い関係性の持てるお客様を増やしたい

この記事を読めば、ワンランク上の気の利いた「アフターフォローのお礼メール」の送り方がわかります。

お礼メールを送ったほうが良い理由

まずは、なぜお礼メールを送るのか?です。

  • お客様と親密な関係性を築く
  • 他社の営業と差別化する
  • お客様の記憶に残す

上記いずれも、営業は、職務上の役割に過ぎないと言えばそれまでですが、人間対人間の付き合いが基本ですから、仕事上の表面的な付き合い以上に、相手をより深く理解して、お互いの信頼関係を高め、親密な関係性を構築することが大事です。

世の中のトップセールスと言われる人の多くは、継続的に取引きする顧客を抱えています。つまり一度きりの付き合いではなく、長く長く付き合えるお客様を多く抱えているから成績も常に好調なわけです。

そのことからもお客様との関係性を強固にすることは大きな意味があると言えます。小さなことからコツコツと、メール一本送るにしても拘りと違いを見せることが大事です。

お礼メールの例

お礼メールによって相手との信頼関係を深めることについては前項で説明したとおりです。

プラスアルファの行為として、お礼メールで意識したい点をここでは説明します。

  • お客様の記憶に残す

この点を具体的な行為として行うことになります。具体的に何をするかといえば、お礼メールを備忘録・議事録として送ることになります。

相手の信頼感を得る、というのは漠然としていますが、お礼メールの中に備忘録・議事録の意味を付加して送るということは、エビデンスとして残すことにもなりますし、お互い曖昧になっていたことがクリアになります。また、次のアクションが明確になります。

ほかにも文字に残しておくことで印象に残す、忘れ去られないといったメリットがあります。

メリット
  • 会って話したこと等が、明文化され具体的になる
  • 約束事が反故にされにくい
  • お互いの認識相違を埋められる
  • 次の行動が明確になる
  • 次回コンタクトがしやすくなる

しばらく時間が経過してから見返すことでリマインドできるというメリットもありますが、実際には営業としては商談を的確に進めるために使っていくのがベストでしょう。

例えば、次回訪問した際には送ったお礼メールに記載した内容に沿って話を進めれば、話が変な方向に逸れることも防げますし、もし相手に不備があってもエビデンスとして提示して軌道修正することができます。

下記は、商談過程でお客様先へ訪問したあと、アフターフォローとしてお礼メールを送る際の例です。

メール例文 ※コピペOK

株式会社海山商事 山川様

平素は大変お世話になっております。虎の巻サービスの猫田です。

先ほどはご多用中にも関わらずお時間を頂き、誠にありがとうございました。

今回のお打ち合わせで、改めてお考えを伺うことでき大変有意義でした。弊社提案においてもご懸念点を加味して参りたいと存じます。

早速ではございますが、備忘を兼ねて本日の議事を送付させていただきます。
—————————
【本日の目的】
・貴社内経営会議の結果フィードバック
・Aプロジェクト立ち上げに向けた検討
【要旨】
・担当役員である花澤常務からは大枠での了解が得られた
・収支計画を具体化するよう指示があった
・関連部門との調整を開始予定
・スケジュールのドラフトを作成する必要あり
【貴社のご確認事項】
・関連部門への頭出し開始 ・・・4月15日まで
【当社の宿題】
・ROI算出の情報整理 ・・・4月20日まで
・スケジュールドラフト作成 ・・・4月15日まで
【今後の予定】
・次回打ち合わせ ・・・4月20日 15:00@貴社オフィス
—————————
認識齟齬がございましたら、お手数ですがご連絡をいただけますようお願いいたします。

何卒、宜しくお願いいたします。

虎の巻サービス 猫田

お礼メールの効果最大化ポイント3つ

前項では、お礼メールの目的や、例を掘り下げてきました。

ここでは、ワンランク上のお礼メールの送り方として、効果を最大化するためのポイントを整理していきたいと思います。すぐに実践できることですので、早速、業務の中で試してみてください。

すぐに送る

お礼メールは即座に対応しましょう。

お客様の立場で考えてみれば、他のことよりも自分のこと優先的に対応してくれてると思える方が気分が良いはずです。

また、他のことを差し置いて議事録を送っておけば、お客様も後回しにし辛いという心境になります。鉄は熱いうちに打て、ですから時間を空けずにお礼メールを送るようにしましょう。

忙しくてすぐには議事録まで整えて送れない、という状況であれば、まずは一報としてお礼のみを書いて送るのでも良いでしょう。その際は本文に、追って議事録を送らせていただきます、と添えておくと良いでしょう。

正しく書く

誤字脱字や、敬語が正しく書かれているか、最低限の再鑑をして送るようにしましょう。

部署名や相手の名前などに誤りがないか、添付ファイルを送るのであればパスワードが付いているか等、ケアレスミスがないようにチェックをして送るようにしましょう。

独自性を大事に

別の記事でも説明したようにありきたりなメールはお客様の印象に残りにくいです。出来るだけ「あなたのことだけを見てますよ!」というのが伝わるように、コピペやテンプレートを使いすぎずにオリジナリティのあるメールの作成を心掛けましょう。

ちょっとしたことでも良いと思いますので、メールを受け取った側の記憶に残すのがポイントです。

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お礼メール活用シーン

これまで訪問後のお礼メールの送り方を例に説明してきましたが、お礼メールは営業活動の手数を増やすための有効な方法ですから、色々なシーンで使えるようになるのが良いでしょう。

どういったシーンで使えるのか例を挙げていきます。いずれも上記の例の応用パターンですが、ベースはすべて同じと考えてください。

①リマインドを兼ねたアポイントお礼メール

打ち合わせのアポが入った後には、メールでお礼の意を伝えると共に、日時や場所についての確認をするのが効果的です。

そのアポの重みを認識してもらえ、安易にリスケしたりキャンセルすることを防ぐことにつながります。

メール例文 ※コピペOK

株式会社海山商事 山川様

平素は大変お世話になっております。虎の巻サービスの猫田です。

この度は、ご多用中にも関わらずお時間をご調整いただき、ありがとうございます。

当日は下記の通りお伺いいたします。

日時:4月2日(水)10:00~
場所:貴社新宿オフィス5F
弊社参加者からは、犬飼、猿渡、猫田の3名にて伺います。

それでは宜しくお願いいたします。

虎の巻サービス 猫田

②イベントでお会いした方へのお礼メール

イベント会場でお会いした方が今後の見込み客になり得ると考えれば、次に繋がるやり取りをすべきでしょう。

実際にはイベント会場等では、そのお客様はたくさんの人と会って色々な会話をしています。お客様自身の関心事があれば当然記憶に残っているでしょうから、特別なことがない限り他社や他の営業の印象に埋もれてしまう可能性が大いにあります。

そこで他社や他の営業と差別化をするために、お礼メールを有効に使います。

メール ※コピペOK

株式会社海山商事 山川様

平素は大変お世話になっております。虎の巻サービスの猫田です。

昨日のイベントにおいてお引止めしてしまい失礼いたしました。
大変貴重なご意見を伺うことができ、当方としましては大変有意義でした。

仰っていらした貴社の課題について改めて調べましたところ、弊社のサービスがお役に立てるのではと感じました。
参考までに資料を送付させていただきますので、お手すきの折にご参照ください。

参照:https://XXXXXXXXX

また一度改めてご説明の機会をいただきたいと存じますので、ご検討の程お願いいたします。

虎の巻サービス 猫田

③飲み会後に次につなげるお礼メール

接待などで会食を共にしたお客様に対しては必ずお礼メールを送りましょう。

寄って仲良くなり、翌朝我に返ってからメールでやり取りをすると、より親近感がわいてきます。経験上の話です。

同時に、一度の飲み会で終わりにしてしまうのではなく、ぜひ次回も行きましょうと投げかけられると良いです。

メール例 ※コピペOK

株式会社海山商事 山川様

平素は大変お世話になっております。虎の巻サービスの猫田です。

昨日は夜遅くまでお付き合いいただきありがとうございました。

山川部長とは偶然にも同郷とのことで大変懐かしいお話ができ、素晴らしい時間を過ごさせていただきました。

これを機に末永くお付き合いいただけますよう、心からお願い申し上げます。

まずは、部長のおっしゃっていたおすすめのバーにぜひご一緒させてください。

この度は誠にありがとうございました。

虎の巻サービス 猫田

まとめ

アフターフォローのお礼メールの効果と使い方についてご理解いただけましたでしょうか。

記載のとおり非常に有意義なお礼メールですので、上記で挙げた例文を自分なりにアレンジしながら場面に合ったメールを送ってみてください。

メールを一本送ること自体は大したことではないですが、大事なことはこういった小さなこと(細部)にこだわる先に成功があるということです。

即実践できることですから、今日からやってみることをおすすめします。

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