メールの書き方の基本を覚えて営業効率アップ!

メールの基本 営業の基本
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メール社会になって久しいので、今は仕事でもプライベートでも誰もが気軽にメールを使うようになりました。

しかしながらビジネスシーンにおいて使うメールは、会社としての正規の文書と見做されるなど重要度が高かったり、お客様との関係性構築に大きな影響が出るなど、実務への影響が多いため、送り方や内容には慎重を期さないといけません。

それに加えて営業としては、用件を伝える以上の意味を持たせ、お客様の満足を向上させることや信頼を獲得するための機会と捉えて洗練させていく必要があると考えます。

この記事はこんな人におすすめ

T営業部長
T営業部長
  • 何気なくメールを送っていただけどおさらいしたい
  • 良いメールを送ってお客様に良い印象を与えたい
  • お客様との関係性を良好にし営業活動を促進させたい

この記事を読めば、日々繰り返し何気なく送っていたメールがワンランクアップし、今後の営業活動にも好影響なメールの送り方を確認することが出来ます。

 

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基本的なメールの書き方

メールの件名

メールの件名は簡潔かつ内容が伝わるものにします。

【 】等で目立つようにキーワードを書いておくのも良いでしょう。

また忙しい人へのメールは埋もれがちで、タイトルを流し見して優先度が高そうなものから優先的に読むことがありますので、キーワードや期限、会社名と名前を付け加えておくと、早めに拾われやすいでしょう。

書き方の例をいくつか挙げておきますのでイメージをつかんでください。

<例>
【案内】展示会の開催について(10/23(土)受付開始)

【送付】弊社製品のご紹介資料(新緑コーポレーション 遠藤)
【相談】弊社役員表敬訪問の日程について
【確認依頼】アンケート調査のお願い(回答期限:5/31)
こんな感じで、メール本文に書きたい内容のポイントだけをサマリーして件名に書けば、より伝わりやすくなるでしょう。
一方で、込み入った相談をしたい時など、用件を伝えるだけでなく、何かをスタートさせたい時の号砲替わりでメールをするケースもあります。その場合や、メールの件名や本文にはあまり多くのことを書かずに送ります。
例えば、メールの件名に「ご相談」と書き、本文にも「ご相談したいので後で電話させてください」と、一言二言だけ書いて送ることがあります。
そういった場合には、相手側も何かあったんだなと心構えをしてくれ、話がスムーズに進むことがあります。
そうやって戦略的に目的に応じて使い分けが出来るようになると、メールを効率的に営業活動に生かせるようになるでしょう。

メール本文

山川サービス株式会社   ・・・①

林田様          ・・・②

平素よりお世話になっております。
             ・・・③

株式会社快晴商事の鈴木と申します。
             ・・・④

先日はご多用の中、お電話にてお時間頂きましてありがとうございました。
             ・・・⑤

さて、本日は新商品のご紹介の件でご連絡させていただきました。
             ・・・⑥

森村部長にもご説明させていただきたく、来週対面でのお打合せのお時間をいただけませんでしょうか。
             ・・・⑦

取り急ぎ2,3候補日時を挙げますので、ご検討のほどお願いいたします。

・9/7(月)10:00~12:00
・9/8(火)15:00~17:30

上記のうち1時間程度頂ければ幸いです。
             ・・・⑧

何卒、宜しくお願い致します。

株式会社快晴商事
流通本部第一事業部第二営業部
鈴木三郎
東京都千代田区○○1-5-55
TEL:03-XXXX-XXXX
MOBILE:080-XXXX-XXXX
             ・・・⑨

 

最初に相手の会社名を書きます。部署名も書くとより丁寧です。

会社名の後に相手の名前を書きます。敬称も忘れずに。

冒頭は定型の挨拶文でOKです。

自分の名前を名乗ります。

 

簡潔に御礼や前回の話題を触れると、本文を書き出しやすいです。

最初に目的を伝えます。

 

お願いしたいこと、強調したいことなどを補足します。

 

具体的な日時の調整を依頼します。
先方に候補日をください、と依頼するよりもこちらで2,3個ピックアップして連絡してあげると、相手の手間も省けて親切です。
入館申請などが必要な先であれば、同席する人の名前なども伝えておくと良いでしょう。
資料の数を知るためにも、この後のやり取りで先方の参加者、人数を聞いておくことも大事です。

 

良くやり取りをする相手であれば省略することもありますが、メールを見て電話をすぐに掛けたいという場合等のために署名はしっかり描くほうが親切です。

 

ここまで書いたら、一通り誤りが無いかチェックをしてください。

 

メールアドレスを書く

ここでは注意事項を整理していきましょう。

メールアドレスは最後に入力がおすすめ

メールアドレスを入力するのは、「メールの件名」「メールの本文」を書き終わってからをおすすめします。メールの件名、メールの本文のチェックが済む前に誤りがあるまま送ってしまうのを防ぐためにも、一通りのチェックが済んでから、仕上げにメールアドレスを入力するという順番が良いと思います。

メールアドレスの誤入力にご注意を

メールの内容によっては外部に漏らしてはいけない内容があります。そのためにも誤送信だけは避けましょう。誤送信後の処理の負担や、精神的な負荷を考えると、前もって細心の注意を払って誤りが無いようにおくのが正解です。

メールアドレス入力にオートコンプリート機能が付いている場合は、便利ですが特に注意が必要です。原始的ですが、送信前には指差し確認をしてください。

TO:とCC:の使い分け

受け取る側も厳密に違いを認識していない可能性もありますが、本来の意味としてはTO:メインの宛先を意味し、CC:はカーボンコピー(複写。ここでは情報連携の意が大半)を意味します。

TO:とCC:を分けることで、受け取った側の意識も変わりますので、効果的に使い分けましょう。

TO:が自分だけの場合に色付けしている人が多いので、目につきやすくするためにもTO:を特定の一人に絞り、それ以外の人はCC:にすることも効果的で、放置される可能性も低くなります。

CC:を使わずにTO:にすべてのメールアドレスを入力してしまうと、受け取った側も誰かが対応するだろうとけん制し合ってしまうので、対応が遅れてしまうことがあります。効率をアップさせるためにも意識すべきポイントですね。

メールの注意事項

最後に注意事項を確認していきましょう。

  • メールを送る前には一通り最終チェックを!
  • 感情的なことは書かないようにしましょう。「そんなつもりじゃないのに」と思っても受け取り方は人それぞれです。文字だけのメールで心の内を伝えようとしても誤解が生まれやすいので、そんなときは対面で!
  • CC:に多くの人を入れたままチェーンメールをすると要らぬ情報を漏らすことなりますので、メールの行き来が長くなりそうであれば、新規メールでやり取りするか、対面、電話で落としどころを見つけてください。

メールも人と人とのやり取りが基本です。

見つめるのはディスプレイですが、その先には心を通わすべき相手がいることを意識して対応していきましょう。

 

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