新型コロナウィルスの影響で、テレワークをしている営業の皆さんも多いと思います。自分は出社してるけど、部下や仕事で関わる人がリモートワークをしているなんてケースもあるかも知れません。
私自身もこのテレワーク下で、営業活動をしたり営業部を運営していますが、離れ離れの人たちやチームを同じ方向に向かせることについて悩ましく感じていました。皆さんどうですか？
この記事はこんな人におすすめ
- テレワークではチームの一体感を作るのが難しい
- テレワークでの上手いミーティングの仕方を知りたい
- ヨソの営業部長はどうやってるのか聞きたい
- 営業部長以外の人もどうぞ
テレワークがスタートし数か月立ちましたので、この記事では、私自身の振り返りとともに、テレワーク下で意識して成功したと感じた方法を紹介していきたいと思います。
今後テレワークってどうなるの？
前述のとおり、新型コロナウィルスの影響で多くの方がテレワーク（在宅勤務）にシフトしました。営業の私自身もテレワークで業務を進めています。職種によっては、現場で社会を回して頂いている方もいます。ありがとうございます。
2020年10月現在、依然として新型コロナの収束は見えてきませんので、まだまだ元に戻そうという機運にはなりにくいでしょう。
ただ、冷静にコロナ以前を振り返ってみると、働き方改革やワークライフバランス、生産性向上、東京オリンピックに向けた混雑回避のためのテレワーク推進、といったキーワードが飛び交っていましたので、もしかすると近い将来に本格的にやらざるを得なかったテレワーク化が、期せずしてコロナにより前倒しでの実行を迫られたとも言えるかも知れません。この辺の話題は最近良く出回ってますね！
先行きが見えない中で、当初はコロナも一過性のものだろうと思っていた人（会社）も多く、テレワークも場当たり的な対処、環境づくりをしていたケースもありますが、コロナ後もコロナ以前のようには戻らないことを見据えて本格的な対応にシフトしている会社も数多くあります。本社機能を首都圏から日本各地に配置したり分散したり、というニュースも良く聞きますよね。
私見ありのそんな状況を踏まえても、このテレワーク下にも今まで同様、もしくはそれ以上のパフォーマンスが求められるのが営業部長だと思います。
今までだって部下は言うこと聞かないのに、テレワークでチームビルディングをどうしろっていうの？という営業部長もいらっしゃるかと思いますが、経験を踏まえてポイントを説明していきます。
テレワーク下のチームビルディング
現役営業部長の私がテレワーク開始直後から意識して取り組んだり、セミナーを聴講して試したり、良くない状況だなと思って取り組みを変えて良くなってきたことを中心に書いていきます。
対話する機会を増やす
コロナ前の通常時は、仕事の関係者とは顔を合わせることが普通でした。関係性にもよりますが、雑談があったり、一緒に飲みに行ったり、特に何かなくても見かけるだけで存在を意識しあって多少なりとも影響を与え合っていたはずです。
でもこのコロナの状況では、目的は無くても日常的に対話する機会を作る必要があります。
週に一度、30分だけ曜日を決めて雑談をする会を設けるのは良いかも知れません。
ずっとオンラインにしておくという方法も一時期話題になり、一度やってみましたが、お互いに気疲れする（笑）ので定期的にやる方向にシフトしました。
私は、定期的に設けた会のほかに、個別の案件等のミーティングの最後に時間があれば雑談をするようにしています。
オンラインミーティングツールを惜しみなく使う
メールでファイルを事前共有して、音声は電話で通話しながらミーティングをしているケースもあると思います。
個人の経験上、オンラインミーティングツールは惜しみなく使うのがベストと判断しました。
Zoom、Webex、Teams、Skype等々、他にもツールはたくさんありますよね。会社で指定されたものがあればそれを使うのでOKですので、使い勝手や機能的にも良く出来たものが多く、本来は会議室で対面で行っていた会議をオンラインミーティングに置き換えても遜色ないと実感しています。
とりあえず有り合わせの電話とメールを駆使してなんとか凌ぐよりも、オンラインミーティングツールを使いこなせた方が、何倍も楽ですし効果が大きいです。
加えて、ビデオ（映像）はオンにして行うと相手の表情なんかも良く分かり、オンラインミーティングの効果を最大限享受できると思います。
オンラインミーティングのファシリテーションは上司がする
オンラインミーティングの肝はファシリテーションだと感じています。営業の部下とのミーティングのアレンジやファシリテーションは営業部長が行うと効率的です。
気を付けたいのは雰囲気作りです。
参加者の人数にもよりますが、最初にアイスブレイクをして場を和ますことは効果的です。
ガシガシと営業を詰める場にならないようにしましょう。良いチームを作ることが目的です。
※そもそもガシガシと詰める管理手法の方は、引き出しを増やす良い機会かも知れません（笑）
相手のスケジュールを把握しておく
部下の休暇とか、休憩時間、会社の文化によるかも知れませんが業務中であっても私用の予定が入っているかも知れません。
むやみやたらに連絡を取り合うと相手のペースを乱しますし、特に、上司部下の関係であれば部下は不安を感じます。
相手のスケジュールを把握して、出来るだけ計画的に物事を進めることがベストだと実感しています。
もしくは、連絡を取りたい時にもチャットツールやスマホのメッセージで「電話ください」と送っておくのも良いと思います。
ただでさえストレスを抱えながら業務をしている営業を相手にしている営業部長は配慮していきたいポイントです。
自分のことをオープンにする
相手のスケジュールを把握しておくのと同様に、自分のスケジュールも隠さず晒しましょう。
私はOutlookで予定を管理していますが、プライベートな予定も含めて極力関係者にはオープンにして見せるようにしています。（それぞれの会社のお作法があると思うので可能な範囲で良いと思います）
また、コミュニケーションの場でも出来るだけプライベートなことや先日あったエピソードなどを自分から発信して、雑談を活性化するようにしています。
相手が部下とはいえ、まずあなたから話しなさいというスタンスでは盛り上がりませんし、この取り組みが定着しないですよね！
会社や組織の最新の状況や情報を連携する
管理職の立場であれば、嫌でも概況に関するメールが日々送られてきます。計数以外のトピックス等も入ってきやすいので、テレワークをしていても経験が後押ししてリアルな状況をイメージできると思います。
一方で、経営層や管理職層とのコミュニケーションパスがない現場のメンバーは、積極的に取りに行く人以外は、社内の情報を入手する術がなかなか無いのが事実でしょう。
メールを転送するだけでも良いですが、話す機会を作った中で最新の状況を連携することはメンバーのロイヤリティを維持するためにも重要な行為だと実感しています。
誰だれさんが異動だってよとか、企画部がこんな取り組み始めたよとか、常務がこんなコメントしてたから興味があったら教えてとか、あいつ結婚したみたいだね、とか、ホットな話題があれば、まとめてフィードバックするのが良いと思っています。
これで雑談も増えました。
相手の話をよく聞き認識齟齬がないよう確認しながら進める
オンラインミーティングの場合、相手の発言の意図は慎重に聞かないといけません。私自身、テレワークになって一番注意深くおこなっているのがこの作業かも知れません。
事実なのか感想なのか、時系列はどうなのか、５Ｗ２Ｈで報告出来ているか。
ミーティングの場で、次々と質問を重ねると詰めている雰囲気になってしまいますので、ルール作りをおすすめします。
- アジェンダは事前に共有すること
- 報告内容をあらかじめ洗い出しておくこと
- ５Ｗ２Ｈなのか、事実なのか感想なのか等々をあらかじめ整理する
資料で纏めさせると営業の負荷を上げてしまうので、私は手書きの資料や頭の中で整理するのも良しとしています。
考えさせること整理させることで、営業自身のトレーニングになっていると感じます。
相手の感情を良く読む
音声だけではなくビデオ（映像）の活用をおすすめする理由がこれです。
音声だけだと相手の感情は完全に読み取れませんので、色々な手を駆使して感情が読み取れるようにすることをおすすめします。
人間は感情で動くと言いますので、感情をおろそかには出来ないですよね。
プライベートで良くないことがあれば、仕事でのパフォーマンスにも影響するというのは皆さんも経験されていると思います。（営業部長はそんなこと言ってちゃダメなんですが！）
細かいことにまで首を突っ込んでいられないかも知れませんが、少なくともミーティングの場では、繊細になって相手の感情を良く読むということを意識してみてください。
チームであればメンバー同士の横のつながりを強くしている
テレワークであれば孤独に仕事をしているケースが多いですよね。家族はいるかも知れませんが、中々仕事の悩みをリアルに相談したり愚痴ったりすることは難しいかも知れません。
是非ミーティングなどの場でも積極的にメンバー間のやり取りを尊重してみてください。
メンバーの中に先輩、後輩の関係があれば、先輩社員に個別にお願いをして、後輩の愚痴や困りごとなどを聞く役を担ってもらうのも効果があるでしょう。
私もそういったお願いを先輩社員の位置づけの営業にしたところ、副産物的に私とその社員との繋がりが太くなりました。
今まで中々出来ていなかった権限移譲を上手く進めるための糸口になるかも、と感じています。
メンバーの性格や価値基準、傾向などを十分理解する
普段の関係性や心がけが大きく影響してしまうかも知れませんが、そもそもメンバーの性格や価値基準、思考の傾向などを十分に理解していることは大事です。
管理職研修などで、自分の価値観を押し付けない、自分と相手は違うという前提で接する、相手を尊重する、と学ぶことが多いですよね。人の性格を分類すると８つとか１６つとか何種類にも分けられるということもよく聞きます。テレワーク下では一層その意識が必要だと感じます。
ビジネスの判断は上長である営業部長が絶対とは言え、コミュニケーションにおいては相手を十分理解して接するのが良いと考えます。
案件の進捗や成果、目標に対しての状況を共有する
ガシガシ詰めない、とは言いましたが適切な管理は必要です。
これはテレワークよりももっと前から当たり前のことですが、営業部長は目の前で起きていることが全てとは思っていけないですよね？外へ出て稼いでくる営業を目標達成にどう導くか、輪を作るか、One teamにするか、それが大事だと思います。
ですからテレワークになったからといって管理ってどうやるんだっけ？と慌てるのではなく、これまでどおり適切に、営業とは目標と現状について確認し合い、次のアクションを一緒になって考える。それを繰り返すことが肝要だと考えています。
私自身の経験から、行動を指示してしまっていたケースも、部下に考えさせたりお互いで考える良い機会になっていると感じています。
余興も大事
オンライン飲み会、オンラインゲームなどしていますでしょうか。これらは説明不要で是非やってみてください。
NGなこと
ついでにテレワーク下でやってはいけないこと、避けたいことを書いておきます。
上記NGに対してどうすべきかはお分かりになるでしょう。
まとめ
コロナ前の普段の活動ではなぁなぁになってたことを改めてしっかりやるとか、相手の気持ちになって考えるとか、最新の注意を払うとか、そういったことがテレワーク下においては何より大事だと考えます。
テレワークでどうチームビルディングすれば良いんだ？という方も、結局やるべきことは変わりません。今まで以上に丁寧に部下と向き合う機会にしていただければと思いますし、私自身もそうしたいと思います。
